La sécurité des documents est une préoccupation fondamentale pour chaque entreprise, en particulier lorsqu’il s’agit de transformation numérique. Elle s’inscrit dans la thématique plus large de la cybersécurité, c’est-à-dire la protection des systèmes, réseaux et programmes contre les attaques numériques. Ces attaques visent à accéder, transformer et/ou détruire des informations sensibles. En optimisant la sécurité des documents, il est possible de stocker des informations, en définissant des paramètres de confidentialité précis.
À travers cet article, nous vous présentons les avantages que procure la sécurisation des documents et données sensibles.
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Plan de l'article
Qu’est-ce que la sécurisation des documents ?
Dans une entreprise de plus en plus numérisée, les documents peuvent subir une cyberattaque et être volés. De cette manière, des données sensibles peuvent être utilisées à mauvais escient. Pensez, par exemple, au vol d’informations liées aux coordonnées bancaires, aux données sensibles ou aux détails financiers. Il devient donc fondamental pour l’entreprise de disposer d’un système qui assure une protection maximale des documents.
L’utilisation d’un système de sécurisation des documents permet donc de contrôler le document de manière simple et continue, même après l’avoir diffusé. Il est possible de le surveiller ou d’empêcher certains utilisateurs d’accéder au document lui-même, pour toujours avoir la situation sous contrôle.
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Un aspect clé du dispositif de cybersécurité
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou le type d’activité qu’elle exerce, il existe deux principales clés du succès : la sûreté et la sécurité. En fait, pour une entreprise, il n’y a rien de plus précieux que ses propres données. Si vos documents sont endommagés ou pire encore volés, l’image de votre entreprise en souffrira grandement. Sans compter les dommages, en termes de vie privée, que subiront inévitablement vos clients.
Toutefois, assurer un bon niveau de protection des documents n’est pas un processus facile. Cela dépend principalement des différentes ressources technologiques dont se dote l’entreprise à cet effet. Associer la sécurité de vos documents à un système de gestion de documents tel que mypeopledoc garantit que vos données soient toujours en sécurité, tout en vous aidant à organiser une archive numérique centrale et à faciliter la recherche de documents.
Que vous apporte l’utilisation du système Mypeopledoc ?
Ce système de gestion de documents qu’on pourrait qualifier aussi de coffre-fort électronique propose des procédures fiables, capables de garantir l’intégrité des informations de votre entreprise et de répondre à toutes les exigences de la réglementation RGPD. Ses procédures d’analyse et d’authentification assurent le contrôle des modifications, des versions et des workflows des documents. D’ailleurs cela protégera vos documents contre la perte, le vol et toutes sortes de manipulations malveillantes.
Concrètement, ce système vous procure :
- Simplicité d’utilisation ;
- Pérennité des documents ;
- Confidentialité des documents ;
- Meilleur système d’archivage.
La numérisation favorise la sécurité des documents
La numérisation est aujourd’hui une révolution déjà en marche. De plus en plus d’entreprises optent pour la politique du bureau sans papier, offrant notamment d’innombrables avantages. L’un d’entre eux est justement de privilégier la sécurité des documents. Les entreprises qui décident de conserver leurs documents sous forme papier ont une forte probabilité de perdre ces documents ou de les endommager, avec un énorme risque de faire des erreurs lors de leur compilation. Dans un système principalement basé sur le papier, la sécurité des documents est assurée simplement en gardant les documents sous clé.
Le meilleur choix est donc de procéder à la digitalisation de l’entreprise. En effet, l’archivage électronique de documents via un système de gestion de documents implique l’utilisation des dernières mesures de sécurité pour protéger les données de l’entreprise, garantissant ainsi le respect des exigences légales et évitant les pertes financières liées à la fraude ou au vol d’identité. N’oubliez pas que les cybermenaces sont toujours présentes dans tous les cas. La protection de vos documents numériques est un élément fondamental de tout système de sécurité et de gestion des documents.
Sécurité des documents et gestion des documents
Il est clair que la sécurité des documents est un gros problème auquel toutes les entreprises doivent faire face tôt ou tard. S’il est difficile pour les documents papier de garantir un haut niveau de sécurité, avec les documents numériques il est possible d’avoir un système de haute sécurité. Mais surtout, cela semble être conforme aux règles de confidentialité.
Grâce à la numérisation, l’entreprise peut bénéficier de toute une série d’avantages, dont un haut niveau de sécurité des documents, grâce aussi à une meilleure organisation des documents que seul un système de gestion documentaire peut garantir. Les entreprises ont tendance à être plus performantes lorsqu’elles peuvent stocker, accéder et gérer efficacement leurs documents sans que les fichiers soient introuvables. Les systèmes de gestion de documents offrent une sécurité et une conformité accrues pour les données sensibles.
Il revient donc à chaque leader d’entreprise de prendre la mesure de la sécurisation des documents sensibles au sein de sa structure, et d’adopter les systèmes les plus appropriés.
