Initialement destinés aux grandes sociétés et multinationales, les logiciels de gestion ont su conquérir du terrain et se rendre presque incontournables pour les PME et TME. La raison à cette popularité de plus en plus grandissante est simple. Il s’agit de la plus-value apportée par ces solutions à l’optimisation des coûts, des processus et au gain de productivité. On fait ici le point sur les logiciels ERP, leurs fonctionnalités et leurs avantages pour les PME.
Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
Le terme ERP provient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». Un système ERP est un progiciel de gestion qui permet de gérer au sein d’une même interface l’ensemble des processus et ressources d’une entreprise.
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Encore appelé PGI ou « Progiciel de Gestion Intégré », il se compose d’un ensemble de modules reliés à une base de données unique. Cette centralisation permet de disposer en temps réel de toutes les informations qui proviennent des différents services de l’entreprise.
Un ERP repose avant tout sur deux principes fondamentaux. Le premier concerne le développement d’applications informatiques de manière modulaire. Ces applications couvrent généralement la totalité des besoins métiers de l’entreprise et reposent sur une base de données unique et commune.
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Le second principe quant à lui repose sur l’utilisation d’un workflow. Celui-ci automatise le partage de données entre les différents modules du système qui ont besoin d’une information précise pour effectuer une tâche bien définie. Cela a donc pour effet de limiter les redondances dans la communication des données à différents niveaux.
Quelles sont les fonctionnalités d’une solution ERP ?
Les sociétés qui choisissent d’implémenter un ERP ont la possibilité de personnaliser leur plateforme en fonction de leurs besoins. Grâce à la modularité de l’architecture d’un ERP, elles peuvent combiner plusieurs fonctionnalités. Celles-ci sont d’ailleurs multiples et généralement proposées en quatre modules de gestion.
Le premier module s’occupe de la gestion commerciale. Il regroupe tout ce qui concerne :
- la gestion des achats et des stocks à travers les réapprovisionnements ;
- la mise à jour des stocks disponibles ;
- les réceptions de commandes, etc.
Il prend également en charge la gestion des ventes et la gestion de la relation client avec la centralisation des contacts des prospects ou partenaires.
Le deuxième module concerne la gestion de production. Il centralise et traite tout ce qui relève des nomenclatures et des déclinaisons, le calcul des besoins nets et la planification des ressources. Il en est de même pour les processus et ordres de fabrication, la traçabilité ainsi que le suivi qualité des produits.
La comptabilité représente le troisième volet des fonctionnalités que propose un ERP. Il s’étend de la comptabilité générale à la comptabilité auxiliaire en passant par l’analytique. À celles-là s’ajoutent la gestion des paiements, les déclarations de TVA et la génération des fichiers des écritures comptables.
Enfin, il y a le reporting décisionnel ou business intelligence dont le rôle est d’effectuer une étude des données et de les exploiter dans le but d’aider à la prise de décision. Il permet entre autres de suivre les bénéfices, les marges sur les coûts réels et plusieurs autres indicateurs importants dans une prise de décision.
D’autres fonctionnalités sont également proposées comme la gestion des ressources humaines.
Quels avantages tirer de la mise en place d’un ERP ?
La mise en place d’un progiciel de gestion intégré octroie plusieurs privilèges tant en matière de productivité, de performances générales que de gain de temps.
Centralisation des informations
Les solutions ERP par leur conception même centralisent tout le système d’information d’une enseigne. Cela facilite donc la mise à jour des données en temps réel et sans interruption. De plus, cette unique base est partagée entre les différents modules, ce qui permet de limiter grandement les doublons d’informations et le risque d’erreur.
Optimisation des processus de gestion
Une bonne solution ERP prend en compte tous les secteurs-clés d’une société. Elle s’étend de la gestion commerciale à la production, en passant par la comptabilité et le business intelligence. Elle coordonne les échanges d’informations entre les différents modules et départements, ce qui lui confère un rôle structurant.
Cela améliore la coordination et la collaboration entre les différentes équipes. En outre, elle garantit un faible taux d’erreurs organisationnelles pouvant négativement impacter la compétitivité et les performances.
Gain de productivité et meilleure gestion des coûts
L’automatisation des tâches ainsi que la mise à jour des données en temps réel permettent un gain de temps et d’énergie considérable en matière d’organisation et de gestion. Les différents acteurs peuvent ainsi se concentrer sur d’autres aspects de leur entreprise tout en ayant un regard global sur son évolution. Par ailleurs, le département de la finance peut effectuer des analyses en temps réel sur les coûts de gestion afin d’optimiser le processus de prise de décision.
Utilisation évolutive
Les logiciels ERP étant modulaires, ils accompagnent aisément les entreprises pendant leur croissance. Ainsi, celles-ci peuvent avec le temps créer de nouveaux modules ou optimiser et renforcer les modules existants selon les besoins et objectifs fixés.
En somme, une solution ERP est un atout pour toute entreprise qui s’inscrit dans une stratégie de croissance à long terme. Elle permet à qui s’en dote d’optimiser nettement les processus de gestion de l’entreprise afin de gagner en productivité. Cependant, en fonction du choix des fonctionnalités et de la technologie, opter pour un progiciel de gestion intégré peut s’avérer onéreux. Il faudra donc soigneusement peser le pour et le contre avant de se lancer dans un projet d’une telle envergure.
