Comment écrire une lettre, quelles formules de politesse utiliser ? Guide de rédaction d’un courrier L’ art épistolaire répond à toute une série de petites codifications qui en font son charme. Pour écrire une bonne lettre (une belle lettre !) , il faut d’abord comprendre sa structure et comprendre sa raison d’être. C’est selon cela que sont placées les fameuses formules de salutation et de politesse, qui varient en fonction de la personne à qui l’on s’adresse.
Tout d’ abord, essayons d’analyser le résumé et la structure formelle d’un courrier avant de détailler les formules et leurs variations.
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Résumé de l’article La
- structure de la lettre
- L’en-tête
- Le corps de la lettre
- La politesse d’une lettre ou d’une forme de salutation
- La signature
Plan de l'article
La structure de la
lettre
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Pour qu’une lettre soit efficace, elle doit répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur de identifier toutes les informations nécessaires. Une bonne lettre est structurée en trois parties : l’en-tête, le corps, la formule de politesse ou de salutation.
L’ en-tête
L’ en-tête permet au destinataire d’identifier directement l’auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et éventuellement l’objet de la lettre.
En
haut à gauche, l’auteur indique son titre de civilité, son prénom et enfin son nom de famille. Dans la plupart des cas, le titre de civilité est M. ou Madame (Mademoiselle n’existe plus sur le plan administratif à moins que la personne ne veuille le préciser ou si elle est une très jeune fille). L’utilisation des titres académiques est possible : Professeur, Docteur (bien que ce dernier ne soit en principe admis que pour les médecins) ; militaire : Général, Colonel,… ; ou aristocratique : Baron, Comte, Duc, Prince,…
Sous le nom sont placés l’information à partir du particulier au général pour présenter l’auteur de la lettre et permettre de le localiser. Il est recommandé de spécifier sa fonction en premier lieu, l’institution/société, puis l’adresse (rue, code postal, ville, pays). Notez qu’une adresse commence par un nombre, suivi d’une virgule puis du nom de la rue. En Belgique, il est permis d’écrire d’abord le nom de la rue, la virgule, et enfin le numéro.
Exemple (si vous voulez contacter le vrai M. I Reten il est ici) :
Monsieur I Retold Mnémoniste 123, Rue du Pré 1000 Bruxelles
Belgique A droite, il est permis d’indiquer le destinataire du courrier suivant la même règle que pour l’auteur : de l’individu au général.
La date est placée sur la droite, un double paragraphe sous le destinataire (si le choix de l’indiquer a été pris), ou toujours à droite, un paragraphe sous l’auteur. Elle doit être structurée et suivre le lieu d’écriture : Bruxelles, 17 juillet 2016
L’ objet de la lettre est facultatif mais conseillé lors de l’envoi du courrier à une administration ou entreprise.
Le corps de la lettre
Après ces considérations informatives, il est temps de passer à l’écriture du courrier. Pour ce faire, le texte d’une bonne lettre est divisé en trois parties : introduction, développement, conclusion.
Une lettre ne doit pas être longue pour être efficace.
L’ introduction commence par un formulaire d’appel et dépend donc de la qualité du destinataire. Généralement, une introduction classique est composée de « Monsieur » ou « Madame » Si la lettre est destinée à plus d’une personne ou à une personne dont le sexe (ou l’identité) est inconnu, l’emploi de « Madame, Monsieur » est nécessaire. L’apposition du nom de famille du destinataire doit être évitée après Madame ou Monsieur, en raison de son caractère somptueux ou solennel.
L’ utilisation de chère est réservée aux personnes que nous connaissons parce qu’elle induit la familiarité. « Cher Monsieur » doit être évité si la personne n’a jamais été croisée. D’un autre côté, « Cher ami », ou « Cher collègue », sont admis si les gens sont relativement proches, avec « Mon cher ami », « Cher ami », « Chère sœur », etc.
Si le bénéficiaire a une fonction officielle, il doit être indiqué dans l’appel : « M. Directeur », « Madame la Membre », « Maître », « Docteur », etc.
Les combinaisons sont possibles en fonction du degré de proximité : « Madame adjoint, cher ami » ou « Doyen, cher collègue », etc.
Les titres et fonctions exercés par les femmes sont attribués aux femmes : « Présidente », « Adjoint, Docteur, etc. Sans prétendre être complet, la plupart des formulaires d’appel sont répétés à la fin de l’article avec le message d’accueil associé.
L’ appel fait, il convient d’introduire le sujet sans être brusque. Il est nécessaire à tout prix d’éviter les crochets du type : « Je vous contacte pour », « le but de cette lettre est de », « Je vous informe par la présente que » ! Une entrée dans la matière qui porte sur le sujet est essentielle, rappelant un rendez-vous, une conversation, une lettre précédente, etc.
Par exemple, « Suite à notre conversation téléphonique de… », « Suite à notre dernière réunion… », « Pour donner suite à votre demande… », « Je suis désolé de… », « Merci pour votre courrier de… », « Je suis heureux de partager avec vous… », etc.
L’ introduction doit être claire, simple et conduire au développement.
développement Le est la suite logique de l’introduction. Il présente chacun des éléments annoncés et les dirige de manière cohérente.
Pour structurer correctement le développement (donc la plupart de la lettre), il faut utiliser le paragraphe et éviter la surcharge : un élément ou une idée par paragraphe. Les paragraphes doivent être reliés entre eux par des mots articulés et des connexions appropriées.
L’ utilisation d’adverbes est recommandée : cependant, cependant, d’ailleurs, etc. L’énumération offre une structure intéressante, il est préférable d’utiliser des adverbes pour hiérarchiser les éléments plutôt que points numérotés qui connotent une certaine rigidité ou agressivité. Par exemple, il est facile de prioriser quatre arguments grâce à : « d’abord, puis, enfin ». Ou l’utilisation de « d’une part » et « d’autre part » pour exprimer deux éléments. Comme il est indiqué ci-dessus, la longueur de la lettre n’a aucune incidence sur son efficacité. D’autre part, si la lettre est plus d’une page, il faut veiller à ne pas couper un mot à la fin de la page et surtout que la dernière page ne contient que les formules de politesse et de signature.
La conclusion est l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Il intègre les éléments du développement synthétiquement et doit être lié à l’ introduction . Le triptyque « introduction — développement — conclusion », qu’il s’agisse d’une lettre, d’un essai ou d’une œuvre, doit être cohérent avec lui-même, faire une « boucle » et lier les éléments ensemble.
Selon la nature du courrier, le la conclusion se terminera par une proposition, une demande, une recommandation, un avis, etc. Par exemple : « En conclusion, je propose que… », « Pour les raisons exposées ci-dessus, je souhaite que… », « Je me tiens à votre disposition pour discuter de la portée des possibles… », « En terminant, je recommande… », etc.
Si la lettre est courte, il est possible que la formule de politesse ou de salutation puisse servir de conclusion.
La politesse d’une lettre ou d’une formule de salutation
Toute lettre se termine par une formule de politesse, aussi appelée salutation. La principale difficulté de cette formule est qu’elle varie selon la position du destinataire, les relations hiérarchiques entretenues avec le destinataire, les coutumes et coutumes de l’institution/administration/entreprise, la position que vous souhaitez prendre par rapport à l’adresse et le respect (ou la déférence) que l’on veut lui témoigner. Donc, il fait beaucoup de paramètres à prendre en compte !
La formule de politesse suit toujours un structure du type : partie verbale (habituellement deux verbes tels que prier et accepter qui marquent le degré de déférence) — formulaire d’appel (le titre du destinataire) — formule finale (affirmation du degré de déférence et de proximité).
Il est donc nécessaire de différencier l’usage des verbes : les recevoir, les croire, les approuver et les utiliser conformément à la position que l’auteur de la lettre souhaite adopter vis-à-vis du destinataire. Dans l’ordre du respect et de la déférence, en d’autres termes la proximité et la familiarité : on prie pour recevoir, croire et enfin s’entendre. Dans des cas plus rares (lettre à un haut fonctionnaire d’un ministère religieux, ou souhaitant prendre une position extrêmement basse), la retenue ultime est d’utiliser le verbe daigner au lieu de vouloir ou de prier : « Daignez d’accord ».
Le même type de différence est à faire sur l’utilisation de la formule finale, en fonction de la position hiérarchique du bénéficiaire : l’assurance marque moins de retenue que expression, ainsi que les salutations sont moins déférentes que la considération ou les sentiments. Dans le même état d’esprit : « distingué » marque moins de respect que « dévoué ».
A « égal » signifie « salutations distinguées » ou « salutations sincères » ; À un supérieur est présentée « l’assurance de ma haute considération », « l’assurance de ma considération distinguée », « l’expression de mes sentiments dévoués » ; À un ministre, ou à un haut fonctionnaire, nous présentons « l’assurance de ma plus haute considération », « l’expression de mes sentiments les plus distingués », « l’expression de mes sentiments très respectueux ».
Des combinaisons sont possibles : « mon profond respect », « mon dévouement respectueux », « ma sympathie respectueuse », « ma plus haute considération », etc.
En règle générale, il est indiqué : « S’il vous plaît, Monsieur le Président, l’assurance de ma considération distinguée », « S’il vous plaît de croire, Madame, en l’assurance de mes meilleurs sentiments », ou « S’il vous plaît, Madame, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments distingués ».
Selon les titres et la position prise, il est indiqué : « Je vous demande d’accepter, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée », « Veuillez accepter, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués », « Veuillez accepter, Madame la Présidente, l’expression de mes sentiments dévoués ».
De manière moins formelleou plus amicale, nous indiquons : « S’il vous plaît, Monsieur, l’assurance de mes sentiments respectueux », « Croyez, chère Madame, en mes meilleurs sentiments ». Ou d’une manière moins formelle et au moins déférent à la plus déférente (ou du plus proche au moins près) : amical, bien amical, amitiés, vôtre, salutations sincères, sincères, sincères, sincères, cordialement, cordialement, cordialement. Il est possible d’élaborer des tours finaux et simplifiés tels : « amical vôtre », « sincèrement vôtre », etc.
Soulignons, toutefois, ces formules finales simplifiées ne sont utilisées que par courrier privé ou par courriel et ne peuvent être adressées aux institutions ou aux administrations.
De manière plus traditionnelle, poétiqueou romantique, nous indiquons : « Mes hommages », « Mes sentiments respectueux », quand un homme s’adresse à une femme. « Mes sentiments amicaux », « Ma mémoire amicale », « Mes meilleurs sentiments », « Toute notre amitié ».
La signature
La signature ferme l’écriture de la lettre. Il est placé sous la formule finale (double paragraphe minimum), à droite. Généralement, le nom est indiqué sous la signature, éventuellement avec la fonction de l’auteur de la lettre.
En conclusion, une lettre efficace et bien structurée respecte l’appel avec la fonction du destinataire, un développement organisé et logique, une brève conclusion qui relie le sujet ou les requêtes, et une formule finale de politesse qui définit le position de l’auteur vis-à-vis du lecteur.
Plusieurs modèles de lettres sont disponibles sur le site du Monde, une bonne base pour les adapter.
Illustration de la structure d’une lettre : l’ordre de ses parties, de l’en-tête à l’alutation.
