Pour construire un tableau de bord, Microsoft Excel est a priori le logiciel vers lequel toute personne se dirige. Cet outil aux multiples possibilités s’avère en effet adéquat pour remplir cet office, et ce dans le cadre de tout type de besoin. Au cours des 5 phases qui suivent, vous découvrirez comment réaliser de la plus simple des manières, un tableau de bord sous Excel.
Plan de l'article
La détermination de l’objectif du tableau
Avant même de vous approcher de votre PC, il est important que vous déterminiez les exigences du tableau de bord avec les utilisateurs. Ce processus appelé élicitation a en réalité deux finalités. Il vise primo à cerner les besoins auxquels entend satisfaire le tableau de bord, et secundo, à délimiter le périmètre dudit tableau.
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Ce n’est qu’après cette phase que vous pouvez identifier les interlocuteurs qui sont susceptibles de vous aider dans la conception du tableau.
Pour insistance, il faut repréciser que l’élicitation est une étape cruciale dans votre quête de concevoir un tableau de bord sur excel, car, si vous ne le faites pas au départ, vous risquez de recommencer votre travail plus tard, ipso facto qu’il ne correspondra pas.
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La création d’une maquette du tableau de bord Excel
À ce niveau, il s’agira pour vous de dessiner sur une feuille une esquisse de votre tableau de bord Excel. Déterminez à l’occasion l’emplacement des valeurs clés à présenter, les graphiques, les boutons de choix, bref, tout le nécessaire.
En réalité, les tableaux de bord fournissent dans la plupart des cas, un aperçu et une réponse à une question spécifique. Cela dit, votre objectif étant de répondre à une question, faites donc votre esquisse d’une manière claire et facile à comprendre.
À ce stade, le mieux serait que vous vous concentriez simplement sur la résolution du problème, plutôt que de vouloir vous préoccuper d’implémenter des fonctionnalités trop complexes.
Assurez-vous in extenso de faire apprécier le tableau de bord par les personnes qui sont appelées à l’utiliser, histoire de vous assurer que vous avez bien saisi tout le nécessaire pour le tableau de bord final.
Par ailleurs, si ces personnes semblent avoir des avis divergents, réunissez-les autour d’une table et faites-les converger vers la solution à apporter.
L’identification des sources de données et la création d’une (des) feuille(s) de données Excel
À ce niveau, il s’agira pour vous de lister les différentes sources de données nécessaires. Pour ce faire, décidez si vous aurez besoin de plusieurs feuilles de données pour le tableau de bord, si tant est qu’il y a plusieurs sources. Cela vous permettra de créer une ou plusieurs feuilles de données en fonction de leur type, de la fréquence de mise à jour, et de leur interdépendance entre elles.
Sous un autre angle, tâchez de vous assurer que les données dans Excel sont bien structurées. Si ce n’est pas le cas, appliquez-vous de manière à avoir des en-têtes de colonne explicites et une seule ligne pour chacun des enregistrements de données. Cela facilite en réalité la synthèse des données avec des formules et des tableaux croisés dynamiques.
En revanche, si les données ne sont pas structurées, vous avez deux fonctionnalités au choix :
- soit vous utilisez la fonctionnalité Convertir (texte en colonnes) dans le menu Données ;
- soit vous vous intéressez au nouveau menu puissant Transformer et Récupérer d’Excel 2016. À travers ce second outil, vous avez la possibilité de transformer facilement les données dans un format utilisable par Excel.
Pour ce qui est de la méthode d’importation dans Excel :
- d’abord, copiez-collez les valeurs dans le fichier Excel du tableau de bord, puis convertissez les données en table ;
- connectez-vous ensuite à une base de données externe via le menu Transformer et Récupérer d’Excel 2016 ;
Créez enfin un modèle de données PowerPivot avec importation des données.
La création d’une feuille de calcul dans Excel
Pour créer le moteur du tableau de bord Excel, vous avez la possibilité d’utiliser des formules, des tableaux croisés dynamiques ainsi que des filtres dans votre feuille de calcul. Votre tableau de bord sera ainsi littéralement alimenté par cette feuille de calcul.
Pour votre gouverne, il existe quelques formules essentielles pour construire une analyse et synthétiser des données. Il s’agit des formules dates et texte, des fonctions statistiques, de Sierreur, de Somme. Si et Somme.Si.Ens, de Recherchev, d’Index + Equiv, de Nb.Si, de Min/Max et Petite/Grande.Valeur, etc.
Toutefois, ne perdez pas de vue qu’une feuille de synthèse du tableau de bord ne pourra pas comporter de formule de calcul.
La création même du tableau de bord Excel
C’est sur la base des informations que contient votre feuille de calcul que vous pouvez construire le tableau de bord que vous avez esquissé à l’étape 2. À ce sujet, reposez-vous la question de savoir si votre tableau de bord contient bien la réponse à la problématique posée à l’étape 1 ?
Ensuite, tâchez de vous assurer que le tableau de bord est bien entièrement visible sur une page. Créez enfin les contrôles interactifs de votre tableau de bord Excel.
En outre, si ce sont des tableaux croisés dynamiques que vous avez utilisés pour analyser et synthétiser les données dans votre feuille de calcul, vous pouvez alors créer des segments pour sélectionner les données du tcd. Ce n’est qu’après cette étape que vous pouvez déplacer le segment dans la feuille de synthèse du tableau de bord, par un simple couper-coller.
Surtout, faites un examen complet du tableau de bord obtenu pour vous assurer de ce que vous avez bien intégré toutes les exigences requises à l’étape 1. Également, tâchez de présenter ledit tableau à quelques interlocuteurs soigneusement sélectionnés, en l’occurrence les interlocuteurs « amis » impliqués dans le projet.
Si ces derniers valident le format, testez alors le tableau de bord, puis vérifiez vos résultats en exécutant manuellement des calculs et des tests de vérification. Cela vous permettra surtout de corriger les éventuels bugs.
Entre autres, rassurez-vous d’avoir masqué la feuille de calcul ainsi que toutes les feuilles de données, afin d’empêcher les utilisateurs du tableau de bord de modifier accidentellement les calculs et données dans le fichier Excel. Votre tableau de bord Excel étant ainsi prêt, enregistrez-le et partagez-le avec vos utilisateurs enthousiastes.
